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Fehlzeiten-Berechnung

Transparenz macht zufriedener

20.07.2016
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Corinna Kolac / Für Apotheken haben die Gewerkschaft ADEXA und der Arbeitgeberverband ADA das Modell der Musterwoche-Fehlzeitenberechnung zur Vergütung von Urlaub, Feier- und Krankheitstagen entwickelt. Das sensible Thema sollte mit den Mitarbeitern offen besprochen werden. Mehr Transparenz führt dabei zu mehr Zufriedenheit im Team.

Die Berechnung der Arbeits- und Fehlzeiten ist in Apotheken ein unterschätztes Thema. Dies bestätigt Mino­u Hansen von der Apothekengewerkschaft ADEXA: »Die Anrechnung von Arbeitsstunden, die etwa infolge eines Feiertags oder eines einzelnen Krankheitstages ausfallen, ist eine häufige Frage in der Rechtsabteilung der ADEXA.«

 

Klare Regeln wichtig

 

In Apotheken wird noch nicht offen genug über das Thema Fehlzeiten gesprochen. Den Mitarbeitern ist die Berechnung nicht bekannt. Gerade in dieser Branche mit zahlreichen Teilzeitmitarbeitern tritt ein diffuses Gefühl von Ungerechtigkeit auf, besonders wenn durch die Einführung einer elektronischen Mitarbeitereinsatzplanung Änderungen bevorstehen. »Es ist wichtig, die Regeln für die Berechnung der Arbeits- und Fehlzeiten klar zu definieren und mit den Mitarbeitern zu besprechen«, bestätigte Karl Adolf Gerstenecker, Geschäftsführer der MEP24 Software GmbH und Anbieter der für Apotheken geeigneten elektronischen Mitarbeitereinsatzplanung MEP24web. Das Programm erspart Excel-Tabellen und bietet mehr Übersicht und Transparenz für Arbeitgeber und Arbeit­nehmer.

 

Per Gesetz und in Tarifverhandlungen werden in Arbeitsverträgen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer Wochenarbeitszeiten vereinbart. Das ist sinnvoll, denn durch die unterschiedliche Anzahl von Arbeitstagen pro Monat (28 bis 31 Kalendertage) wäre die Monatsplanung, wie sie in der Praxis zur Berechnung des Gehalts benötigt wird, zu kompliziert.

 

Die Arbeitszeitberechnung bei einem Mitarbeiter, der wöchentlich regelmäßig so arbeitet wie geplant, ist recht einfach. Sein Arbeitszeitkonto ist am Ende der Woche ausgeglichen. Mehr Aufmerksamkeit erfordern die in der Apothekenbranche üblichen Vollzeit- und Teilzeitvereinbarungen, die eine Reserve oder Rollierung vorsehen. Bei Arbeitszeitvereinbarungen mit Reserve erbringt der Mitarbeiter nur einen Teil seiner Wochenarbeitszeit regelmäßig und stellt eine Reserve für Engpässe zur Verfügung. Andere rollieren, haben also 14-tägig einen unterschiedlichen Arbeitsrhythmus (etwa: Woche 1 = 20 Stunden, Woche 2 = 30 Stunden, vereinbart sind 25 Wochenstunden).

 

Dabei den Überblick zu behalten, ist einfach, wenn das System zur Erfassung gut funktioniert. Je nach Mitarbeiterzahl – in der Regel schon ab fünf Mitarbeitern – kann eine Software für die Einsatzplanung hilfreich sein. Bei der Arbeitszeitberechnung wird die vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit (Vertragszeit) mit der Ist-Zeit verglichen. So ergeben sich bei der Rollierung beispielsweise in der einen Woche fünf Minusstunden, in der nächsten fünf Überstunden. Das Arbeitszeitkonto ist nach zwei Wochen ausgeglichen.

 

Fehlzeiten sind Abwesenheiten der Mitarbeiter vom Arbeitsplatz, die in Stunden oder Tagen gemessen werden können. Bezahlte Fehlzeiten sind Feiertage, Krankheit und Urlaub. Mitarbeiter bekommen diese Fehlzeiten auf ihrem Arbeitszeitkonto gutge-schrieben.

 

Überblick schwierig

 

Die Berechnung von Fehlzeiten ist für viele Mitarbeiter schwieriger zu überblicken als die Berechnung der Arbeitszeit. Gerade dieses Thema kann aufgrund empfundener Ungerechtigkeit unzufrieden machen, Stress verursachen und demotivieren. Bis 2015 gab es zwei unterschiedliche Modelle der Fehlzeitenberechnung: die Durchschnittsberechnung und die Planzeitberechnung. Laut ADEXA klagen Apothekenmitarbeiter vor allem über die Durchschnittsberechnung, da »bei der Anwendung dieser Methode dann plötzlich Minusstunden auftauchen können«, so Hansen. Deshalb haben Ende 2014 die ADEXA und der ADA ein Konzept entwickelt, welches gerechter sein soll: Die Berechnung der Fehlzeiten nach § 4 Bundesrahmentarifvertrag (BRTV) auf Basis der Musterwoche. . Die vertragliche Wochenarbeitszeit wird exakt auf die Musterwoche verteilt. Diese ist dann die Basis für die Berechnung von Feiertagen, Krankheit und Urlaub.

 

Fehlzeit Feiertag

Laut Gesetzgeber (§ 2 des Entgeltfortzahlungsgesetzes) bekommt der Mitarbeiter an einem gesetzlichen Feiertag die Stunden, die er gearbeitet hätte, gutgeschrieben. Das bedeutet, wer an einem Donnerstag, der ein Feiertag ist, sechs Stunden arbeiten müsste, bekommt diese in seinem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben, so als hätte er gearbeitet. Wer hingegen an einem solchen Tag nicht arbeiten muss, erhält auch keine Gutschrift. Dies entspricht der Planzeitmethode (Planzeit = Fehlzeit). Diese Methode führt aber dazu, dass Mitarbeiter, die donnerstags nie arbeiten müssen, von den Feiertagen an diesem Wochentag nicht profitieren. Für sie fühlt sich eine Durchschnittsberechnung unter Umständen gerechter an. Bei der Durchschnittsberechnung erhält der Mitarbeiter an den beispielsweise elf jährlichen Feiertagen (je nach Jahr und Bundesland unterschiedlich), elf Mal den Durchschnitt seiner Vertragszeit gutgeschrieben, unabhängig davon, ob er an dem Feiertag gearbeitet hätte oder nicht.

 

Bei der Berechnung der Fehlzeit bei Krankheit wird das Arbeitszeitkonto angehalten. Es kann bei einer Krankheitswoche weder zu Über- noch zu Unterstunden kommen. Beträgt die vereinbarte Wochenstundenzahl etwa 25 Stunden pro Woche, verteilt auf eine kurze Woche mit 20 Stunden und eine lange Woche mit 30 Stunden, dann werden im Krankheitsfall 25 Stunden gutgeschrieben. Dies gilt für eine ganze Krankheitswoche. Bei einzelnen Krankheitstagen ist es etwas komplizierter, wenn sich Mitarbeiter in einer rollierenden Arbeitszeiteinteilung befinden. Eine Lösung ist, auf die Planzeitberechnung zu wechseln.

 

Der Urlaub ist in jedem Betrieb die schwierigste aller Fehlzeitenberechnungen, denn das Gerechtigkeitsempfinden wird doppelt belastet: zum einen geht es um die Berechnung der gutzuschreibenden Stunden, zum anderen aber auch um die Verteilung des Urlaubszeitpunkts. Wer darf welche Brückentage nutzen? Wer hat Vorrang in den Schulferien? Gerade der letzte Aspekt ist ein gutes Argument für eine elektronische Mitarbeitereinsatzplanung. Denn mithilfe eines speziell für diese Problematik erstellten Programms kann Bezug auf das vergangene Kalenderjahr genommen werden. Und woher kommt das Gefühl der Unge­rechtigkeit bei der Fehlzeitberechnung? Ist die Arbeitszeit nicht regel­mäßig und gleichmäßig auf alle Wochentage verteilt, können sich Mitarbeiter leicht um ihren Urlaub betrogen fühlen, wenn sie die Berechnungsgrundlage nicht verstanden haben.

 

Urlaubskonto

 

Das Urlaubskonto ist wie ein Stunden-Guthaben-Konto zu sehen. Nimmt ein Mitarbeiter einen Tag Urlaub vom Urlaubskonto weg, werden die Stunden dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben. Nun hängt es von der gewählten Berechnungsmethode ab, wie diese Stunden im Arbeitszeitkonto abgerechnet werden (etwa Durchschnittsberechnung).

 

Etwas komplizierter wird es bei rollierenden Arbeitszeiten oder Arbeitsplänen mit Reserven. Ein Mitarbeiter mit einer kurzen und einer langen Arbeitswoche im Wechsel, erhält bei einem einwöchigen Urlaub jeweils die durchschnittliche Arbeitszeit gutgeschrieben. Somit gewinnt er fünf Stunden oder zahlt sie drauf. Auch bei einzelnen Urlaubstagen kann die Rechnung zugunsten oder -ungunsten des Mitarbeiters ausfallen. Bei der Planzeitberechnung wird der Urlaub von Tagen auf Stunden umgerechnet. Dem Mitarbeiter werden dann exakt die Stunden vom Urlaubskonto abgebucht, die er gearbeitet hätte.

 

Bei der Musterwoche-Fehlzeitberechnung der ADEXA und des ADA wird für jeden Mitarbeiter eine Mu­sterwoche vereinbart. Die geplante, tatsächliche Arbeitszeit kann nun in gewissen Grenzen flexibel sein. Für die Fehlzeitenberechnung bei einer ganzen Woche gilt dann exakt die Stundenzahl der Musterwoche. Welche Methode als gerechter empfunden wird, hängt tatsächlich davon ab, wie die Arbeitszeit gestaltet wird. Wichtig ist eine einheitliche Regelung für den Betrieb, die transparent ist. »Eine klare Regelung, die auch jederzeit einsehbar ist, wird von den Mitarbeitern akzeptiert und in der Regel auch als wertschätzend und partnerschaftlich empfunden«, so Hansen von der ADEX­A.

 

Bei der Arbeits- und Fehlzeitenberechnung können Arbeitgeber und Arbeitnehmer wie beschrieben mit der Durchschnittsberechnung, mit der Planzeitberechnung oder der Musterwochen-Methode arbeiten. Alle Methoden sind valide, werden aber von Mitarbeitern ganz unterschiedlich gerecht bewertet: »Für den einzelnen Mitarbeiter ist – besonders wenn er eine flexible oder rollierende Arbeitszeit anbietet – meist die Planzeitberechnung gerecht, für das Team aber eher die Durchschnittsberechnung«, so Karl Adolf Gerstenecker. Er begrüßt die Lösung der Arbeitnehmervertreter und der Arbeitgeber, die sich gemeinsam auf eine sehr praktikable Methode geeinigt hätten, und rät Apotheken, diese Methode umzusetzen. /

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